3 sinais de que a sua empresa precisa melhorar a gestão de contratos e documentos

Desde sempre, a gestão de contratos e documentos tem sido um pilar fundamental para a condução eficaz de negócios em qualquer setor. Entretanto, com o advento e a ascensão da era digital, essa área vital tem sofrido transformações profundas e rápidas. Mais do que nunca, é preciso pensar a governança de documentos sob a lógica da transformação digital, adaptando-se às novas demandas e desafios que surgem. 

Muitas dessas transformações e consequentes desafios surgem da falta de ferramentas e tecnologias apropriadas para lidar com os volumes crescentes e a complexidade dos dados. Sem uma gestão documental eficiente, as empresas correm o risco de enfrentar desde problemas de comunicação e compreensão até perdas de informações cruciais. Frente a esse contexto, torna-se crucial identificar indícios de que sua empresa possa estar se desviando das melhores práticas de gestão. Prossiga na leitura para entender quais são essas alertas e como enfrentá-los. 

1. Atrasos recorrentes e dificuldades de acesso 

Um dos pontos fortes da gestão de documentos e contratos na era digital precisa ser a acessibilidade. Isso significa que as informações devem estar ao alcance das mãos de maneira rápida e eficiente. Contudo, quando uma organização enfrenta atrasos constantes na recuperação de documentos ou encontra barreiras para acessá-los, há uma clara indicação de que algo não está funcionando como deveria.  

Atrasos e obstáculos no acesso não só afetam a produtividade e eficiência dos processos diários, mas também podem levar a erros e decisões mal-informadas. Portanto, é necessário priorizar a pronta disponibilidade e a facilidade de acesso a todos os documentos e contratos. Para isso, centralizar as informações em uma única fonte pode ser um diferencial, pois garante que todos os envolvidos tenham uma visão consistente e atualizada dos dados, minimizando a possibilidade de conflitos de versões e agilizando os processos de busca e recuperação de informações. 

2. Inconsistências e erros de versões 

Utilizar a automação na gestão de contratos consolida uma combinação altamente produtiva que visa aperfeiçoar e facilitar o fluxo de trabalho, garantindo que todas as partes estejam sempre atualizadas com as informações mais recentes. Entretanto, quando ocorrem inconsistências e erros de versão, isso indica que há falhas no sistema ou na metodologia aplicada. Esses deslizes podem resultar em confusões, tomada de decisões baseadas em informações desatualizadas e até mesmo em riscos legais para a empresa. Assim, é fundamental que haja um controle rigoroso das atualizações e revisões, assegurando que todos os stakeholders tenham acesso à versão mais recente e correta de um documento ou contrato. 

3. Comprometimento e/ou exposição de dados 

A segurança da informação é um pilar essencial para garantir a integridade e confidencialidade dos dados empresariais. Quando ocorrem situações de comprometimento ou exposição de dados, não apenas a reputação da empresa está em risco, mas também pode haver consequências legais e financeiras significativas. Esses incidentes podem ser resultado de falhas na gestão de documentos, ausência de protocolos de segurança robustos ou mesmo ataques cibernéticos direcionados. Por isso, é vital que as organizações invistam em soluções e estratégias de proteção de dados, garantindo que informações sensíveis permaneçam seguras e acessíveis apenas para aqueles autorizados. 

Se a sua empresa está manifestando algum destes sintomas, a solução Lifeforce pode ser o remédio para esses problemas. Integrando tecnologia e informação digital, o Lifeforce otimiza rotinas administrativas, jurídicas e financeiras em tempo real. Além de promover uma gestão 100% adequada ao modelo paperless, a plataforma automatiza todo o ciclo de vida do contrato, gerenciando riscos contratuais e externos com eficiência. Entre em contato com um de nossos consultores e descubra como o Lifeforce pode transformar a gestão de contratos e documentos da sua empresa.