Gestão de contratos e o papel da tecnologia

Sem dúvidas, a gestão de contratos e documentos ainda é um grande desafio para as organizações. Com o alto fluxo de demandas, as empresas precisam lidar com todo o controle e atualização desses documentos, o que exige dos colaboradores excesso de tempo e esforço. Tal desafio é sentido uma vez que muitas companhias desconhecem o ciclo de vida de um contrato, além de não contar com soluções de KPI (Indicador-chave de desempenho).

Para se ter uma ideia, de acordo com um estudo realizado pela Agência Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 90% das empresas utilizam apenas o e-mail para gerir seus documentos. Deste número, 75% delas não utiliza nenhuma metodologia – o que pode ser uma grande fonte de problema para organizações que possuem alto volume de contratos.

Diante deste contexto, para estabelecer um fluxo de trabalho bem definido, o uso da tecnologia apoiando em cada processo é determinante. Sendo assim, com soluções tecnológicas que auxiliam na gestão e armazenamento de contratos e demais documentos, é possível adquirir mais agilidade, eficiência e, principalmente, segurança nessa demanda.

Automatização da gestão de contratos

A tecnologia cada vez mais presente no meio corporativo traz grandes benefícios para o dia a dia dos colaboradores em todas suas demandas operacionais. Na gestão de contratos e documentos não é diferente.

O avanço tecnológico tem proporcionado uma série de soluções e ferramentas que garantem eficiência e agilidade aos processos a preços mais acessíveis. Trata-se de soluções dinâmicas, que interligam em real time as rotinas administrativas, jurídicas e financeiras, por exemplo, com o conceito de paperless, ou seja, em que o uso do papel é eliminado ou substancialmente reduzido.

Tais estratégias têm como propósito automatizar a gestão de contratos, desde sua requisição ou solicitação até o término ou renovação, o que garante mais agilidade ao processo como um todo. Além disso, é possível identificar e gerenciar riscos, sejam eles contratuais ou externos. Outros benefícios são:

• Automatização de todo o ciclo de vida de um contrato (CLM);
• Cumprimento às normas e exigências de compliance;
• Redução de custos e tempo;
• Apoio à governança corporativa.

Gestão de contratos na prática

O Lifeforce é uma plataforma desenvolvida pela Lumen IT que integra tecnologia e informação digital na gestão de contratos e processos. Transformando a maneira de gerenciar documentos, contratos e workflow, a solução ajuda a mitigar todos os riscos durante o processo, do início ao fim, facilitando a rotina de trabalho dos colaboradores e aumentando a produtividade das equipes. Entre suas funcionalidades estão:

• Assinatura eletrônica;
• Workflow gráfico;
• Gestão de contratos, solicitações, procurações e outros;
• Relatórios dinâmicos e padronizados;
• Aprovação via mobile;
• Geração de templates;
• Gestão de riscos.

De fácil assimilação, o Lifeforce permite uma implementação gradativa, agregando valor aos negócios desde o início de sua utilização. Além disso, uma vez que o gerenciamento do ciclo de vida de contratos, documentos e assinatura eletrônica demanda muita atenção, a plataforma ajuda as empresas a terem segurança e compliance.

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