3 cuidados indispensáveis na gestão de contratos

A gestão de contratos é o processo pelo qual uma empresa gerencia esses documentos com fornecedores, clientes, parceiros e outros stakeholders. Isso inclui a criação, revisão, negociação, assinatura e monitoramento dos contratos, bem como a garantia de que as obrigações legais e comerciais sejam cumpridas. A gestão de contratos é importante para garantir que as empresas cumpram suas obrigações e protejam seus interesses comerciais. E fato é que o papel da tecnologia nesse processo é cada vez mais evidente.

Hoje, a gestão de contratos e de documentos estão entrelaçadas e podem ser simplificadas a partir do uso de soluções tecnológicas. Os softwares modernos de gerenciamento de contratos permitem simplificar e automatizar sua abordagem para gerenciar os documentos existentes e formular novos. Além disso, essa abordagem ajuda a controlar custos, supervisionar pagamentos e receitas, melhorar a produtividade e reduzir erros. Como os contratos devem sempre proteger os interesses comerciais da organização, é preciso tomar alguns cuidados para garantir os melhores resultados possíveis, tais quais:

1. Apostar em plataformas que centralizem a gestão

Quando o assunto é gerenciamento de contratos e documentos, é importante que todas as informações relevantes estejam devidamente organizadas e possam ser acessadas facilmente, em qualquer lugar. Ao centralizar a gestão, é mais fácil identificar antecipadamente possíveis riscos, como cláusulas não conformes e vencimento de contratos. Plataformas de gestão de contratos como o Lifeforce, desenvolvido pela Lumen IT, permitem o rastreamento rápido de todos os contratos disponíveis, o que é útil para análises e auditorias.

2. Se atentar aos prazos

Estar atento aos prazos é uma das principais premissas na gestão de contratos, e não ter esse cuidado pode ocasionar diversos prejuízos a qualquer empresa. Os prazos estabelecidos em um contrato são essenciais para cumprir as obrigações contratuais, e o atraso ou não cumprimento desses prazos pode levar a penalizações legais. Sendo assim, a gestão eficiente dos prazos de pagamento e de recebimento é crucial para manter um fluxo de caixa saudável e evitar problemas financeiros. Para evitar erros e garantir uma melhor visibilidade da gestão, a tecnologia se tornou um fator crucial na gestão de contratos e documentos.

3. Estruturar um fluxo de trabalho bem-definido

Organizar uma sequência lógica e eficiente para a gestão de contratos é fundamental para garantir uma atuação segura e eficiente. Hoje, muitas tarefas relacionadas à gestão de contratos e documentos podem ser automatizadas, o que facilita etapas como a criação, o armazenamento, a assinatura e a análise de contratos. Se apropriar da tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho na gestão de contratos pode auxiliar as empresas com a redução de custos, o aumento da segurança das informações, e, claro, eliminando tarefas repetitivas.

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