Compliance em prática: repensando suas estruturas organizacionais

O termo compliance tem ganhado cada vez mais destaque no meio corporativo. Vindo do verbo em inglês “to comply”, tem como significado “estar em conformidade”. Deste modo, quando pensamos em sua definição na prática, o compliance está associado, de modo geral, a estar em conformidade com as leis, padrões éticos e regulamentos internos e externos de uma empresa. Seu objetivo é minimizar riscos, guiando as companhias de acordo com as normas do país.

Para evitar que esses problemas aconteçam, como, por exemplo, uma briga judicial por conta de uma lei trabalhista descumprida, ou o pagamento de multas para a Receita Federal por falhas na prestação de contas, é preciso que as empresas desenvolvam mecanismos que coloquem em prática ações de responsabilidade ética e transparência. Nesse processo, para iniciar um programa de compliance efetivo, algumas questões são fundamentais, como:

• Elaborar um código de conduta;
• Conscientizar os colaboradores sobre a importância de seguir as exigências estabelecidas no código de conduta;
• Criar canais internos (e seguros) de denúncia.

Monitoramento do programa de compliance

Sem dúvidas, criar uma rotina de monitoramento pode ser a tarefa mais complexa ao desenvolver um programa de compliance. Isso porque acompanhar todos os setores internos de uma empresa e suas demandas exige tempo e a mobilização de várias equipes para revisões periódicas de análise de riscos jurídicos e socioambientais, adequação de treinamentos internos e análises específicas para as áreas mais sensíveis e de alto risco.  

Vale reforçar que um programa de compliance é diferente de uma auditoria interna, visto que a auditoria acontece de tempos em tempos, de maneira esporádica, enquanto o compliance passa a ser parte de toda a operação da empresa, de forma regular.

Compliance x BPO (Business Process Outsourcing)

Certamente, você já cogitou contratar um serviço de BPO para operar algum processo secundário dentro da empresa, não é mesmo? Sim, o Business Process Outsourcing (BPO) ou Terceirização de Processo de Negócios, em tradução livre, tem sido uma estratégia recorrente entre as organizações. Isso porque, com uma demanda específica sendo realizada por uma equipe externa, todo o time da organização passa a ter mais tempo, dedicando novos esforços ao core business da organização.

Além disso, contar com um time de BPO para demandas das áreas contábil ou fiscal, por exemplo, traz mais otimização e eficiência às operações, uma vez que essas atividades passam a ser realizadas por profissionais especialistas no assunto. Outro ponto importante do outsourcing é a redução de custos. Empresas de BPO contam com sistemas e tecnologias de ponta que, muitas vezes, para implementar de forma interna na organização, demandaria mais gastos, seja pelo valor da solução ou pelo fato de ter que mobilizar e treinar de uma equipe específica.

Além dos benefícios citados anteriormente, o BPO tem uma relação muito próxima com o compliance. Uma vez que a equipe é formada por profissionais devidamente especializados, que são encarregados de cuidar de determinadas atividades para manter o bom funcionamento da empresa continuamente, esses especialistas têm maior conhecimento sobre questões burocráticas, como as leis e regulamentos interno e externos que a empresa deve seguir. Dessa maneira, o acompanhamento acaba sendo mais próximo e contínuo, sem a necessidade de estabelecer que outros times acompanhem essa mesma demanda.

Finalizo reforçando que toda estratégia que almeje deixar a empresa em conformidade é sempre bem-vinda. Existem uma série de situações que podem enfraquecer a imagem da empresa perante o mercado, retirando sua credibilidade. Sendo assim, ter o comprometimento em buscar por soluções antes que os problemas aconteçam é imprescindível.

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