Por que emitir notas fiscais corretamente é tão importante?

Muitas pessoas podem ver a emissão de notas fiscais como um processo chato e burocrático. Essa definitivamente não é a tarefa mais agradável da administração de um negócio, mas é uma obrigação básica e imprescindível. Isso porque a nota fiscal é um documento que certifica a legitimidade das vendas de uma empresa perante o Fisco. Seja para a prestação de serviços ou para a venda de produtos, a empresa responsável deve sempre emitir a nota fiscal. E o não cumprimento dessa responsabilidade pode comprometer toda a estrutura do negócio.

Com os avanços das tecnologias da informação, em 2008, como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), foi instituída no Brasil a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Desde então, esse processo se tornou mais dinâmico, facilitando o armazenamento dos arquivos e a solicitação de segunda via. Portanto, as organizações que atuam em solo nacional têm à sua disposição, hoje, um sistema ágil e inteligente para evitar riscos jurídicos e financeiros relacionados às entregas das obrigações. Além disso, a NF-e também desempenha um papel importante no controle financeiro dos negócios.

A relação da NF-e com o controle financeiro do negócio

Um benefício muito evidente da emissão de notas fiscais é que esses documentos facilitam o controle dos pagamentos recebidos e efetuados pela empresa. Deste modo, acompanhar o fluxo de caixa pode ajudar a manter o negócio em um estado financeiro saudável. É importante verificar regularmente quais faturas foram pagas e quais faturas estão vencidas e exigem acompanhamento. Além disso, por meio das notas fiscais, os departamentos financeiros podem realizar os cálculos de tributos com maior precisão.

A consulta às notas fiscais emitidas também pode ajudar a empresa a tomar importantes decisões de gerenciamento sobre suas atividades futuras. É possível comparar a receita proveniente dos produtos ou serviços de uma empresa a partir da análise das notas fiscais emitidas. A NF-e pode ajudar a determinar quais produtos ou serviços trazem mais vantagens para negócio e quais projetos não estão causando o impacto desejado. A partir daí, é possível determinar em quais atividades a empresa deve se concentrar mais e gastar mais tempo e dinheiro para aprimorar o produto ou serviço oferecido. Usar estrategicamente a NF-e diminui significativamente as chances de uma gestão ineficiente por falta de controle.

Os riscos de não emitir notas fiscais adequadamente

Manter a segurança jurídica e a saúde financeira são objetivos comuns a qualquer organização. Para além da perda de controle sobre as vendas ou sobre os cálculos de impostos, não emitir corretamente as notas fiscais pode acarretar consequências ainda mais graves para os negócios. A depender do caso, a omissão pode ser enquadrada como crime de sonegação fiscal. Ou seja, deixar de emitir esse documento pode resultar em penalidades que variam de acordo com a gravidade do caso, e que podem comprometer todo o funcionamento da empresa.

Qualquer companhia que for pega omitindo o seu faturamento está sujeita a multas que podem ser muito maiores do que o valor sonegado, por exemplo. Porém, se engana quem pensa que as penalidades acabam por aí. Os responsáveis pela organização podem ter que responder judicialmente pelo crime de sonegação de impostos – uma acusação muito grave do ponto de vista jurídico. Além das multas, esse crime prevê prisão de dois a cinco anos dos responsáveis. Ao não emitir as notas fiscais, a empresa também perde as garantias, uma desvantagem fiscal significativa. Sua imagem junto ao mercado também é comprometida, o que pode resultar em perda de clientes, fornecedores, e outros inúmeros prejuízos.

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