Assinaturas eletrônicas: tendência que veio para ficar

Provavelmente, você já viu alguém usando assinatura eletrônica ou, ao menos, ouviu falar dessa tecnologia. Sim, com o advento da transformação digital, essa tem sido uma prática adotada em diferentes segmentos de mercado, como nos setores administrativo, financeiro, comercial, fiscal, tributário, previdenciário e assim por diante.

A crise provocada pela pandemia de Covid-19, por sua vez, potencializou ainda mais essa tendência, uma vez que as organizações precisaram readequar suas atividades para continuarem em operação, adotando medidas como o isolamento social e o teletrabalho, por exemplo. Para se ter uma ideia, de acordo com dados divulgados pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, o setor de assinaturas eletrônicas apontou crescimento de 10% durante 2020, chegando ao recorde de seis milhões de emissões de certificados ICP-Brasil em um ano.

A praticidade é, sem dúvidas, um dos principais motivos para o crescimento expressivo da tecnologia, uma vez que as pessoas conseguem assinar diferentes tipos de documentos direto de suas casas ou em qualquer outro local, sem precisar se locomover para o escritório, por exemplo. Além disso, a segurança e redução de custos são outros dois fatores importantes.

Segurança em assinaturas eletrônicas

Para comprovar a autoria de um documento, obrigação ou contrato, a assinatura eletrônica ocorre por meio de mecanismos que operam eletronicamente, com documentos elaborados em formato digital. Esse modelo de assinatura utiliza diferentes métodos de validação, como criptografia, login e senha, SMS, entre outros meios. Com isso, assim como no modelo físico, uma vez que os documentos são assinados, eles não podem ser mais modificados.

Além da segurança, existem diversos benefícios em adotar assinaturas eletrônicas no dia a dia de sua empresa. Entre as principais vantagens, vale citar:

• Redução da burocracia: reduzir burocracias, ampliando a eficiência operacional, é um objetivo em comum entre as organizações. A implementação de assinaturas eletrônicas vai ao encontro dessa necessidade, uma vez que torna todo o processo mais ágil, otimizando todo o fluxo contratual da companhia;

• Redução de custos: pode parecer simples, mas a utilização de assinaturas eletrônicas é fundamental na redução de custos com impressões ou envio de documentos. Além de ajudar financeiramente a empresa, a solução ajuda a reduzir impactos ambientais, uma questão que se torna a cada dia mais importante entre o âmbito empresarial e todas as esferas da sociedade.

Para além de uma assinatura eletrônica

Além de contar com uma plataforma que otimiza o processo de assinaturas documentacionais, existem diversas soluções que garantem outras funcionalidades, tornando-as ainda mais indispensáveis para os negócios. A automação eletrônica e gestão de contratos, por exemplo, têm como objetivo não apenas facilitar as assinaturas, mas enviar alertas e notificações sobre aquele documento. Possibilita, ainda, seu compartilhamento automático.

Vale reforçar, ainda, que um workflow bem estruturado é essencial. Para tanto, é importante buscar por uma solução customizável, de acordo com a necessidade do negócio. Outro ponto é conseguir classificar e armazenar os documentos de maneira prática e de fácil localização. Empresas que não contam com um sistema eficiente de assinaturas eletrônicas ainda armazenam arquivos físicos e, diante de um alto volume, perdem centenas de horas por ano procurando documentos.   

Existe, ainda, uma série de benefícios que a gestão de contratos e documentos eletrônicos pode trazer para as empresas. É importante, sobretudo, contar com um parceiro de credibilidade, que tenha uma tecnologia eficiente, ajudando seu negócio a crescer de maneira escalável.

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