A gestão de contratos e documentos também aderiu à era digital
Vencer a burocracia com conformidade e segurança, assim como manter a organização quando o assunto é a gestão de contratos é um desafio recorrente para empresas dos mais diversos portes e segmentos.
O alto fluxo de documentos é uma demanda que impede empresas de lidarem e controlarem todo o ciclo de vida de contratos. Como resultado, os profissionais responsáveis pelo administrativo perdem tempo e agilidade com a gestão de documentos, tornando-se um problema para a operação como um todo.
Assim, é notório a necessidade de soluções que complementem e facilitem o trabalho da organização de documentos, além de aplicar o devido toque de segurança necessário. A automação, por isso, se destaca como uma forma transformadora em diversos setores e também pode impactar positivamente o manejo das tarefas administrativas e burocráticas.
Uma gestão eficaz é sinônimo de um Compliance eficaz
Otimização é o papel principal da tecnologia em plataformas desenvolvidas para a gestão de contratos. Com essas soluções, a eficiência operacional atrelada ao manuseio de contratos e documentos é ampliada, automatizando processos que antes eram manuais e agora são ágeis e precisos.
Através de um sistema de assinatura eletrônica, softwares de contrato digital eliminam a necessidade de armazenamento físico dos arquivos, facilitando o acesso às informações, além de ser uma maneira mais sustentável e segura de arquivamento para empresas.
Sabemos, inclusive, que o Compliance depende de um workflow estruturado para ser devidamente eficaz, sendo importante classificar e armazenar os contratos de maneira prática e de fácil localização. Dessa forma, empresas que não investem em um sistema eficaz de assinaturas eletrônicas, mesmo reconhecendo o alto volume de documentos, perdem um parâmetro saudável de segurança e conformidade dos processos.
Quais os diferenciais de uma plataforma de assinaturas eletrônicas?
O modelo eletrônico de assinaturas não é apenas conveniente para questões de coleta de assinatura, como também é mais seguro e sustentável. Utilizando diferentes métodos de validação, ou seja, validações de criptografia, login e senha, SMS e demais meios, assim que os documentos são assinados, não podem mais ser modificados.
A segurança desse processo é muito mais bem-sucedida se compararmos com modelos físicos de assinatura. Além disso, a implementação de assinaturas eletrônicas vai de encontro com um objetivo antigo das organizações: reduzir a burocracia e tornar o fluxo contratual mais eficiente.
Também precisamos falar dos custos e como a escolha por uma plataforma de gestão eletrônica de contratos colabora diretamente para que impressões e envio de documentos sejam despesas economizadas. Este é também um sinal de que aproximar-se de soluções que ajudam a reduzir o impacto ambiental é uma postura importante para o mundo corporativo.
Na Lumen IT, temos soluções focadas na otimização da rotina administrativa e gestão de contratos, pensando justamente em extrair o melhor dos dois mundos: tornar a eficiência operacional possível e proporcionar sustentabilidade para processos inovadores e tecnológicos.
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