Como simplificar o fluxo de trabalho de um contrato

Acabou de fechar uma super negociação mas agora precisa encarar a elaboração do contrato? O tempo gasto com contratos são uma verdadeira pedra no sapato no relacionamento com o cliente? Existe uma solução!

A importância de um bom contrato

Uma boa negociação é essencial para ter uma empresa de sucesso, já que os termos colocados no papel naquela hora pode fazer toda a diferença no futuro. Um passo falso pode gerar uma perda financeira e de reputação grande para empresa.

Todos que trabalham no mundo empresarial sabem da importância estratégica dos contratos, o problema é que o fluxo de trabalho para gerar um contrato nem sempre é o mais simples.

Um contrato é um processo que leva muitos passos e inclui enviar o arquivo internamente e externamente para diversas instâncias diferentes de verificação. Sem uma forma de controlar todo esse processo, a quantidade de erros pode ser grande e diversas interrupções podem tornar ele ainda mais demorado.

Quando tratamos de um assunto delicado como uma negociação, uma demora na elaboração de um contrato pode gerar muito desconforto. Imagine uma situação de venda na qual o cliente tem urgência mas o vendedor não consegue cumprir o prometido dentro do prazo? Isso pode fazer a diferença entre uma venda concretizada ou não.

Muitas empresas ainda usam métodos antigos de elaboração de contrato, seja por um sistema interno que não foi feito para isso ou com a troca de arquivos por e-mail. Isso gera diversos problemas como:

• Os requisitos que faltam para um contrato ser finalizado não ficam aparentes para todos, apenas para os decisores envolvidos.
• Existe um gasto enorme de tempo se comunicando para conseguir transmitir quais informações são necessárias para fechar a elaboração.
• Não existe uma forma de auditar quem verificou e aprovou um texto ou termo do contrato.
• Não existe uma visão estratégica do processo para saber exatamente onde cada falha ou demora ocorreu e otimizar o processo.

De forma geral, não utilizar uma plataforma eficiente para simplificar o fluxo de trabalho de um contrato acaba gastando muitos recursos, principalmente o tempo dos colaboradores que poderia estar sendo direcionado para ações mais estratégicas.

Contractus – A nova forma de elaborar contratos e gestão de documentos

Na Lumen oferecemos uma plataforma que moderniza, poupa recursos e melhora a qualidade dos contratos e documentos desenvolvidos. Tudo é feito de forma automática, com supervisão dos tomadores de decisão envolvidos e com muito mais assertividade.

Da requisição, execução e envio, nossa ferramenta otimiza o processo e traz uma visão mais completa do workflow. A nossa solução tem como principais características:

• Workflow Gráfico
• Gestão de contratos, solicitações, procurações e documentos
• Sistema de aprovação por alçada
• Relatórios dinâmicos e padronizados
• Aprovação via mobile
• Geração de templates
• Controle de vigências com sistema de alerta
• GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos
• Pesquisas automatizadas nos principais órgãos (RFB, Correios, TST, dentre outros)
• Gestão de risco
• Gestão de riscos de envolvidos e objetos contratuais

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